Las tarjetas de empresa se identifican con tarjetas de crédito o débito a disposición del trabajador o ejecutivo de la empresa, para que este pueda realizar pagos necesarios para el desempeño de su actividad. Pero, qué debemos cargar en ellas o no para no problemas con Hacienda es lo que queremos clarificar en este post:

Gastos de representación de la empresa. Estos gastos se derivan normalmente de viajes, estancias, comidas de empresa o con clientes, así como regalos a proveedores y clientes,  que tendrán que justificarse con facturas o recibos entregados a la empresa por el titular de la tarjeta.

  • ¿Qué dice la Ley? La Ley del Impuesto sobre Sociedades no habla de gastos de representación sino de gastos fiscalmente deducibles y únicamente tendrán tal consideración aquellos gastos que correspondan a operaciones reales, estén relacionados con la obtención de ingresos, debidamente contabilizados, hayan sido imputados temporalmente con arreglo a devengo y estén documentalmente justificados. La ley determina que los gastos por atenciones a clientes o proveedores serán deducibles con el límite del 1 por 100 del importe neto de la cifra de negocios del periodo impositivo.

Gastos personales del directivo. Estos pagos correrán a cargo del titular que se beneficie de la tarjeta de la empresa y puede ésta liquidarlos mediante descuentos en las nóminas o dietas correspondientes, o bien considerarlos retribuciones en especie.

  • ¿Qué dice la Ley? Estos gastos deberán ir con la consiguiente declaración en el IRPF de los beneficiarios y la oportuna retención por parte de la empresa.

En cuanto a la contabilidad y control de pagos habrá que definir a la persona responsable encargada de llevar el registro de las tarjetas y comprobar el flujo de las operaciones. La persona responsable deberá recabar siempre el comprobante correspondiente que reúna los requisitos fiscales y contables, la factura normalmente, aunque a veces pueda resultar suficiente factura simplificada o recibo.

Si hablamos de autónomos societarios, una última sentencia de 2019 pone de manifiesto que la Agencia Tributaria también debe aceptar gastos desgravados mediante tiques y no exclusivamente con factura. La sentencia pone en evidencia que el hecho de que en los tiques falten algunos datos fiscales de la empresa que vende el bien o presta el servicio, no quiere decir que ese documento se deba desechar. A su juicio, esto se considera una “anomalía formal” que no debe impedir que el autónomo se pueda deducir el gasto. En caso de impedir esta situación, el Tribunal Superior de Justicia dice que se estaría impidiendo deducirse un gasto ante la administración tributaria por desconocer la identidad de la persona que ha vendido el bien o ha prestado dicho servicio.

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