Hay muchas personas que confunden tickets con factura y claramente, no son lo mismo. Para que los gastos sean fiscalmente deducibles, deben estar asociados a la actividad económica realizada y ser debidamente justificado.

Para ello, hay que tener claro la información que ha de aparecer de manera obligatoria en la factura, y cumplir de esta forma con la legalidad de la misma:

Numeración de la factura

Este elemento es muy importante, quizás el que más. Toda factura debe tener un número y debe coincidir de forma correlativa con la factura anterior. Se trata de mantener un orden, siendo interesante ordenarlas con series de prefijos que permitan reconocer el grupo de facturas de una forma sencilla. Por ejemplo, la primera factura de 2018 se podría enumerar como“2018/1”.

Esto no es obligatorio, pero si recomendable para mantener organizada la facturación de cada año. Al mismo tiempo, aclara que se pueden añadir cuantas numeraciones se quieran, teniendo autenticidad si se respeta la correlación dentro de cada factura.

La fecha de emisión

Las facturas tienen que incluir también una fecha de emisión y es recomendable que lleven también una fecha vencimiento como pueda ser la fecha tope que tiene el cliente para abonarla. Es una buena opción para ir verificando el estado de pago de las cuentas.

Datos del emisor y del receptor

La validez de una factura también depende de que incluya la información fiscal tanto del emisor como aquellos datos fiscales del cliente a quién se expide la factura.

El concepto

Hay que definir los servicios y /o productos que se están originando con la factura y cada uno debe ir en una línea diferente. Del mismo modo, en el documento de facturación debe aparecer reflejado el producto, la base imponible (precio sin añadirle el tipo impositivo), la cantidad del producto y el tipo impositivo que se le coloca.

El tipo impositivo

Hace referencia a los impuestos que se aplican a cada uno de los conceptos de la factura, es decir, el tipo de IVA que se destina, así como la retención IRPF si correspondiese.

Información del registro mercantil

Se trata de la información que aparece en el Registro Mercantil de las empresas, siendo sólo obligatorio indicar el tomo, folio y hoja en el que la empresa está inscrita.

Los datos fiscales

Hablamos de la información que identifica a la empresa o autónomo que emite la factura. Por lo tanto, hay que presentar al cliente los siguientes datos:

  • Nombre del autónomo o nombre fiscal de la empresa
  • Número de identificación fiscal o código de identificación fiscal
  • Domicilio fiscal
  • Código postal
  • Población
  • Teléfono
  • Correo electrónico

Dicho lo anterior, se trata de emitir los datos tanto del emisor como del receptor. En caso del emisor, si se trata de una empresa, realmente sólo son obligatorios el nombre fiscal, el CIF y la dirección fiscal. Y para el caso del autónomo, el nombre fiscal, el NIF y la dirección fiscal.

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